rss

Artictles

Hi, thanks for visiting this page. Here I write about technology, in-depth analysis of some problems, sport management, among others. If you like these things, you will be glad to read the articles. Also, you can comment or ask questions whenever you want. I will try to respond as soon as possible...

Sistema de Información Gerencial Basado en un Portal Web Bookmark

Las organizaciones y en particular los clubes deportivos están conformados por procesos de negocio que describen sus actividades y operaciones. Estos últimos pueden mejorarse al integrar en la organización un sistema de información gerencial que incremente la efectividad y eficiencia en estos procesos. El propósito de este trabajo consiste en diseñar e implementar un Sistema de Información Gerencial en Clubes Deportivos integrado en un Portal Web, que permita mejorar los principales procesos de negocio del Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar. La metodología utilizada cuenta con el análisis, diseño e implementación del sistema, usando como técnica para la recolección de los requisitos del mismo, la entrevista. Para lograr el objetivo se plantea usar un manejador de contenidos y adaptar módulos existentes en el mercado a las necesidades de la organización. Gracias al enfoque modular obtenido por el uso de manejadores de contenido, el sistema desarrollado puede expandirse en funcionalidad incluyendo nuevos módulos fácilmente. Los resultados obtenidos en alrededor de dos meses de funcionamiento, demuestran la factibilidad del sistema desarrollado y ofrecen un punto de partida sólido para trabajos de emprendimiento, específicamente en la creación de una comunidad de ciclismo que permita espacios de publicidad atractivos para los comerciantes.

Componentes del diseño general del SIG basado en un portal Web

Introducción

Los Clubes Deportivos son un grupo de personas que practican un deporte usando un espacio en común. Estas personas necesitan información referente a la organización y el entorno que los rodea. Por ejemplo, los entrenadores buscan todas las sesiones de entrenamientos realizadas por un miembro en particular, con el fin de evaluar su desempeño y planificar futuras actividades. Por otra parte, los miembros del club requieren información referente a los próximos eventos, las normas que deben cumplir los miembros, entre otros.

Reunir esta información de manera adecuada, guardarla para poder utilizarla y manipularla según los requerimientos de la organización, son algunos de los propósitos de un Sistema de Información Gerencial como expone Oz (2001). Según O'Brien y Marakas (2006), un Sistema de Información Gerencial puede ser cualquier combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de información que apoyen estas actividades.

El objetivo de este trabajo ha sido diseñar e implementar un Sistema de Información Gerencial integrado en un Portal Web, que permita mejorar los principales procesos de negocio del Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar.

El uso eficiente de los Sistemas de Información Gerencial requiere entender los aspectos de la organización, tanto administrativos como tecnológicos, que les dan forma. Sin embargo, es necesario comprender los procesos de la organización.

En este trabajo los procesos de la organización se determinaron usando el enfoque propuesto por Laudon y Laudon (2004), el cual propone un análisis estratégico, en donde los directivos identifican los procesos mas importantes y por último la búsqueda de los puntos de aflicción que indican los procesos que involucran mas quejas por parte de los miembros de la organización.

Procesos de alta prioridad en el club de ciclismo

Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar

El Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar es una organización compuesta por estudiantes, profesores y empleados de esta casa de estudios. La creación formal de esta organización remonta a casi menos de un año, a pesar que la práctica del ciclismo en las instalaciones de la universidad lleva más de 15 años. En la siguiente figura se muestra algunos integrantes del club en sesiones de entrenamiento.

Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar

Esta organización se rige según los estatutos de los clubes deportivos registrados en Instituto Regional de Deportes.

Resultados Relevantes: Cambio Organizacional

Para Laudon y Laudon (2004) la introducción de un nuevo sistema de información implica, más que hardware y software nuevos, cambios en los puestos de trabajos, habilidades, administración y organizaciones, que en el Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar están sucediendo. La figura siguiente muestra las formas comunes de cambio organizacional observadas.

Cambio organizacional observado en el Club de Ciclismo de la USB

  • La automatización está destinada a ayudar a los integrantes de la organización a realizar sus tareas con mayor eficiencia y efectividad. Entre los ejemplos de automatización está el registro y control de los entrenamientos, para apoyar a los entrenadores en la planificación.

  • Por otra parte, la estructuración de procedimientos es una forma más profunda de cambio organizacional, que implica la agilización de procedimientos y estructuras operativas. Por ejemplo, el nuevo sistema de solicitudes para el préstamo de bicicletas, permite a los miembros del club ser notificados cuando una bicicleta está disponible. Si el usuario adquiere una bicicleta propia, la solicitud realizada por dicho usuario se vence y el siguiente usuario en la lista de solicitudes, toma el control de la bicicleta disponible. Este sistema permite transparencia en el control y préstamo de las bicicletas.

  • La reingeniería de procesos de negocio implica un análisis, simplificación y rediseño de los procesos de negocio. La reingeniería de negocios reorganiza los flujos de trabajo, combinando los pasos para reducir las pérdidas y eliminando las tareas repetitivas. Por ejemplo, antes de la implementación del Sistema de Información Gerencial en el Club de Ciclismo USB, no había prácticamente ninguna planificación para los entrenamientos. Actualmente, todos los miembros pueden ingresar propuestas de entrenamientos, las cuales después de pasar por un proceso de aprobación, se hacen públicas. Estas propuestas incluyen una breve descripción que, junto con la fecha y hora pautada, definen las sesiones de entrenamiento.

  • En última instancia, la forma más radical de cambio de negocios es el cambio de paradigma, el cual implica replantear la naturaleza de negocio, definir un nuevo modelo de negocios y con frecuencia cambiar la naturaleza misma de la organización. Por ejemplo, el sistema implementado para el Club de Ciclismo de la Universidad creció en tal magnitud que el nombre y concepción del portal cambió de pertenecer a los miembros del Club expandiendo sus fronteras para pertenecer a todos los usuarios que practican ciclismo en la Universidad. En este sentido, el nombre del portal cambió de Club de Ciclismo de la USB a Comunidad de Ciclismo de la USB. Ahora bien, dirigir el cambio organizacional hacia el público exterior es más difícil, pero también las recompensas pueden ser igualmente altas.

Evaluación del Proyecto

Se cumplieron todos los objetivos generales y específicos planteados en la fase de planificación.

El periodo de evaluación expuesto en el cronograma de ejecución planteado, se extendió durante los meses de agosto y septiembre del presente año, logrando obtener 15.990 visitas provenientes de 685 usuarios únicos en el portal Web del Club de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar.

El portal tiene 119 usuarios registrados de los cuales 42 son de la comunidad USB. Estos últimos han publicado alrededor de 90 vídeos, 350 imágenes, 16 artículos de interés y 170 sesiones de entrenamiento.

La implementación del sistema de información implicaría un costo aproximado de soporte técnico de $7.160 y de productos por $ 1.657.96. Sin embargo, el primero fue reducido a cero, ya que el mismo fue desarrollado como parte de la investigación de este trabajo, sin costo alguno.

El costo total, no incluye servicios de alojamiento, los cuales están estimados en $8 al mes, según los proveedores más grande del mundo, GoDaddy (2010).

Conclusiones y Perspectivas

En este trabajo se diseñó e implementó un Sistema de Información Gerencial para el Club Deportivo de Ciclismo de la Universidad Simón Bolívar. El sistema desarrollado está compuesto de varios módulos de software integrados en un portal Web. Estos módulos permiten mejorar los procesos de negocio del club: la planificación y registro de actividades, la publicación de documentos, el control y préstamo de bicicletas, entre otros.

Desde un punto de vista tecnológico, el aporte principal de este trabajo está asociado a la implementación de un manejador de contenido para el desarrollo de un sistema de información gerencial. Adicionalmente, gracias al enfoque modular que conlleva los manejadores de contenido, se puede expandir la funcionalidad e incluir nuevos módulos fácilmente. Por ejemplo, se puede incluir un nuevo módulo para el proceso de comunicación de la organización.

Este trabajo ha permitido demostrar la fiabilidad del uso de manejadores de contenido para el diseño e implementación de Sistemas de Información Gerencial. Al inicio del trabajo se concibió como un sistema de información gerencial, genérico capaz de adaptarse a las necesidades de diferentes organizaciones y procesos de negocio. El producto generado de este proyecto fue el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Información Gerencial en el caso particular de un Club Deportivo de Ciclismo.

En este trabajo se describió las primitivas necesarias para lograr el diseño, implementación y puesta en marcha de sistemas de información aplicables a clubes deportivos, esta metodología es extensible para otros tipos de organizaciones. La combinación de las herramientas y metodologías citadas en los capítulos precedentes abre una vía al desarrollo de soluciones gerenciales robustas, las cuales pueden tener un impacto directo en el bienestar de la organización. Es un problema tecnológicamente complejo, que requiere el concurso de diferentes profesionales. En este trabajo se ha tratado de hacer énfasis en los aspectos tecnológicos. Se requieren trabajos adicionales que consideren los aspectos humanos y sociales referentes al proceso de cambio de la organización en la aplicación de esta tecnología.

Las perspectivas y trabajos futuros vienen descritos en varios puntos principales:

  • En cuanto a la evaluación del portal, se recomienda revisar los resultados estadísticos continuamente, con el fin de diagnosticar los efectos que producen los cambios en el contenido agregado por los usuarios.

  • En cuanto al manejador de contenido, se recomienda realizar las actualizaciones tanto de los módulos como del sistema, e integrar un nuevo módulo que realice copias automáticas de la base de datos y archivos del servidor.

  • En cuanto a los procesos de negocio de la organización, modelar éstos mediante metodologías alternativas como la que plantea McLeod Jr (2000), las cuales permiten una presentación visual mediante bloques o diagramas de estado.

El examen crítico de la literatura así como los desarrollos y soluciones presentadas ofrecen un punto de partida sólido para trabajos de emprendimiento. Los resultados presentados en este trabajo orientan naturalmente sobre la realización de un plan de negocios.

Créditos

Trabajo Especial de Grado presentado a la Universidad Simón Bolívar por Julio Alberto Cruz Barroso como requisito parcial para optar al grado académico de Especialista en Gerencia de la Empresa Con la asesoría de la Prof. Janett Mora de Torre

Este Trabajo Especial de Grado ha sido aprobado en nombre de la Universidad Simón Bolívar por el siguiente jurado examinador: Prof. Vidalina De Freitas, Jurado y Prof. Janett Mora de Torre, Tutor. 15 de Octubre del 2010

blog comments powered by Disqus